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【讀書筆記】活用提問的思考法《5W1H超強思考術》X《麥肯錫精準提問術》

圖片來源:博客來
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提問,是突破盲點、逼近問題核心的思考力,而向自己提問,則是解決問題的底層思維

如果不知道撰寫企劃案、報告等等資料要如何下手,就先從簡單的「5W1H」開始,再用各種提問方式擊破卡關阻礙,要是運用得當,「5H1W」還能夠跟「why」繼續組合,製作能說服人的說明簡報。

我看完《麥肯錫精準提問術》後,覺得這本書雖然教了很多框架,但在應用上沒有說得很清楚,於是找了《漫畫5W1H超強思考術》這本來看。

漫畫5W1H超強思考術從一個職場菜鳥的遭遇出發,教你在整理報告、會議資料和企劃案上,要如何用「5W1H」思考法應對所有問題和困難。因為是故事,讓原本硬梆梆的框架變得親切有趣,推薦給需要馬上弄懂「5W1H」要怎麼操作的你。

不過,《麥肯錫精準提問術》還是很有料的,作者大嶋祥譽提醒讀者,不管遇到什麼情況,都可以用提問來打破固有框架。「5W1H」雖然是他常用的思考法,但不僅僅如此,而是活用「發散─收斂」、「向上─向下」及其他思考框架等方式來組合應用

以下會根據這兩本書介紹「5W1H」怎麼用的基本架構、活用方式,好問題的重點和3種提問範例。

5W1H怎麼用?

5w1h

「5W1H」是自1930年代英國小說家Rudyard Kipling提出的思考法,又稱「Kipling method」,用來激發創作上的靈感,簡單好上手,可以在任何情況下使用,幫你理解、釐清、分析當前情況,並從不同角度切入問題

基本架構

What(現象)內容軸問題是什麼?
Who(人物)關係軸誰?對象是誰?和誰一起?(by who/to who/with who/whom)
Where(空間)場所軸問題在哪裡?
When(時間)過程軸什麼時候?
Why(目的)理由軸為什麼?
How方法軸怎麼做?

使用方法是,先用「what」來定義問題或制定目標,再在各欄寫下所有問題的回答,想辦法去拓展更多答案及更多可能性,確保思考到各個層面,最後總結出自己覺得最棒的想法,但最好從各問題再重新發問,盡可能尋求新的機會。

「延伸」的運用

5W1H延伸出去的想法
What內容、主題(課題)、要做的事、目標物、顯而易見的(現象或物體)等。
Who中心人物、負責人、組織、團體、職務、人數、對象、顧客(目標市場)、協力者(夥伴)等
Where場所、位置、職場、場合、市場、銷售管道(途徑)或問題根源等。
When時間、時期、期間、交貨期限、行程、頻率、速度、事情經過或時間軸、過程、順序等。
Why目的、終點、應有的態度、目標、價值、事情、意義、背景、理由、造成的原因、隱藏的現象或心理層面等。
How實行手段、方法、步驟、技巧、媒體、事例、狀態等。

「組合」的應用

5W1H企劃案行銷企業方針
What主題產品或服務戰略(優勢)
Who成員/協助者目標顧客市場/競爭
Where實施地點或場所銷售管道競爭範圍/事業領域
When時程實施期間推行步驟(時間點)
Why目的/背景行銷目標願景(目標)
How步驟/程序廣宣管道戰術/對策/具體行動

怎麼問好問題?

5W1H問好問題

在《麥肯錫精準提問術》中,大嶋祥譽建議,在問任何問題的時候,都要記得「提問越單純越好」,最好只有一句,讓這個問題簡明扼要且貼近本質,因為人腦的特性是,問得越簡單,腦神經的突觸越活躍,反而能激盪出意想不到的靈感。

另外,還有「不要馬上做出評斷」、「改變看事情的高度」,並且「以正面積極的心態看待」等要點,除此之外,他也表示,如果能夠依循下列4個方向,就能讓自己的思考聚焦在最重要的事情上。

好問題的4個方向

☑想辦法觸及問題的核心

比起問「發生了什麼」,先問「為什麼發生」更能夠貼近問題的本質。或者在你忙到快飛起的時候,問自己「現在最重要的事情是什麼」、「這件任務一定要做嗎」或「什麼可以省略」也能幫你釐清做事的重點和順序。

☑根據「想要的未來」提問

與其問「該怎麼做」,不如問自己「想要達到什麼樣的成果」,從結果回推自己該怎麼做,這也是成功學大師柯維所說的「以終為始」,不管是大事還是小事,都先確認目標,才開始行動,也是一個有助釐清事物順序的提問方向。

☑「打破框架」以擴大可能性

在生活、工作乃至人際的各個方面,我們經常會遇到「Yes/No」的選擇題,如果只是一些小事,選錯了也不要緊,但要是遇到某些人生大事,就變得難以抉擇,試試跳出這個問題,問自己:「對現在的自己來說,最重要的是什麼?」或「什麼是自己無論如何都沒辦法放棄的?」

☑啟發對方的「內心話」

這個部分,其實書中著墨不多,但在《跨越每一個不敢》裡,作者李一諾提到,她在當主管的時候,有下屬來提離職,她不會馬上做出任何評斷,而是問對方「你為什麼要離職」,只要對方說出理由,她就會用理由做為問題反問對方,在一連串的反問後,對方反而會去思考:「我離職真的是必要的嗎?」

這也就是本書作者大嶋祥譽所說的,用提問引出對方內心真正的答案,讓對方自行體悟,而非我們去告訴他該怎麼做。

發散思考與收斂思考

「發散」也就是在發想創意、新東西時要盡量擴大可能性,最後才「收斂」,找出自己覺得最可行或最讓人眼前一亮的方法。不過,不管是「發散」還是「收斂」都要盡量運用思考框架,大嶋祥譽認為,比起完全自由的狀態,附帶框架的思考更能激發創意

最後,他提醒讀者,現在「搜尋」非常方便,可能你花幾秒時間就有了結果,但這樣一來,得到的資訊很有限,要記得時時處於「質疑」狀態,問「真的嗎」、「還有嗎」、「這個結果的依據是什麼」或「還有其他關鍵字嗎」,想辦法提出更多可能性去搜尋。

向上思考與向下思考(chunk up & chunk down)

思考名稱型態高或低近或遠
向上思考(chunk up)抽象提高觀察的角度聚焦/把問題或目標拆小。
向下思考(chunk down)具體降低觀察的角度綜觀/從宏觀的角度看待問題。

「chunk」是歸納的意思,「向下思考(歸納)」是把抽象概念具體化,或降低觀察事物的角度,也就是「聚焦」,而「向上思考(歸納)」則是把概念抽象化或提高觀察事物的角度。

例如,當客戶說「公司內部溝通出了問題」,他就會問「具體發生了什麼事」,向下歸類以發現更多問題點,但要是對方說「部門同仁不敢向主管表達意見」,他就會問「還有其他的嗎」後,去思考這些問題要如何向上歸納成一個主題。

>>如果你對麥肯錫有點興趣,麥肯錫前合夥人李一諾的人生故事《跨越每一個不敢》,讓你知道她如何用發問來面對內心恐懼。

3種提問筆記的範例

5W1H思考法

我認為「提問」是促發自己思考的好方法,就連我在與孩子相處時,也時常問「為什麼」,當然,我不是真的要一個仍在讀幼兒園的孩子回答什麼,只是讓她有機會思考一下而已。

以下是《麥肯錫精準提問術》作者大嶋祥譽提出的一些實用範例,有應用到「5W1H」思考法的,但也不是全然都用了這個框架,你可以參考看看。

子彈式提問筆記

所謂的子彈式就跟「子彈筆記」說的一樣,把想法扼要地條列出來,而標點符號的「‧」像子彈一樣,英文是bullet,才會以「子彈」為名。而大嶋祥譽和子彈筆記發明者一樣,都建議用「手寫」的方式連結大腦,不僅思緒容易整理,而且也比較容易記起來

以下是「IG貼文某月績效檢討」的子彈式提問筆記:

when禮拜幾的貼文成效較好?早上還是晚上更有觸及率?
where我的目標受眾主要在哪個市場?
who都是類似的商業帳互讚嗎?還是有一般粉絲按讚呢?我的受眾ICA是什麼呢?
what哪些內容的貼文最容易有觸及?哪些不容易收到迴響呢?
why為什麼某些貼文迴響好?某些不好?
next step下個月發文時間要修改嗎?內容需要加強什麼、不做什麼?

假設筆記

用一張A4紙,分為上半部與下半部,上半部是「假設」與「為什麼會有這個想法」,而下半部則是「4W1H」。這個「假設筆記」是用來「收斂」發散想法的思考方式,因此,建立假設時一定要具體且明確,包含對象(who)、想達到的成果(why)、地點(where)、時間(when)、做什麼(what)及如何做(how)的內容。

例如,下面的假設,就是針對想運動維持健康但很忙碌的40歲上班族(who),開發可在家裡(where)隨時(when)進行體能訓練(what)的應用程式(how)。

假設
能不能針對想運動維持健康,但非常忙碌的40歲上班族,
開發可在家裡隨時進行居家訓練的手機APP?
why(為什麼會有這個想法)
雖然不少上班族沒時間去健身房,可依舊想要維持健康與良好體態。
WhenWhereWhoWhatHow
隨時家裡想運動維持健康,但忙碌的40歲上班族體能訓練手機APP

回顧檢討表

針對自己的目標和成果做提問,經常檢討與回顧,去了解為什麼無法達成設下的目標。

(填入目標)
‧打算在哪一天之前完成________。
‧希望達成什麼樣的成果與狀態?(設立達標的基準)
每個月提問一次
(月初)
‧希望這個月可以完成什麼?
(月底)
‧是否有達成當初訂定的目標?
‧和上個月有什麼不一樣的地方?
結果
(無法達成時)
‧要怎麼做,才能夠做得更好或完成目標?
(順利達成時)
‧為什麼能達成目標?
‧有什麼部分是做得還不錯的?
‧怎麼做可以讓成果更好?

此外,大嶋祥譽推薦在廁所放月曆,但我想這是因為日本的廁所和浴室是分開的。他會在上廁所的時候望著月曆思考,自己設下的目標還剩多少時間?哪些完成了?哪些沒有完成?這樣也比較清楚接下來的一週要處理哪些部分

他認為,如果能夠每天對自己提問,不僅可以練習提問的技巧與方式,也能夠大幅成長,活用提問的力量開啟不一樣的人生。

如何用「5W1H」架構做簡報?

5W1H簡報

我覺得有一件事蠻有意思的,雖然我是因為《跨越每一個不敢》才對「麥肯錫」有興趣,但我沒想到市面上關於「麥肯錫」的書那麼多,而且,一查之下,「麥肯錫」的思考框架還真是不少,畢竟他們是全球知名的顧問公司,專門幫企業解決問題。

因此,從這裡可以知道,提問的最終目的,是為了解決問題。5個「W」幫你找出問題癥結點在哪,找出來了,進行下一步的「H」。

不過,其實「5W1H」也可以活用在製作簡報上,先用「Why→What→How」拉出簡報的基本架構,最後加入「why-what」、「why-who」、「why-when」、「how-how」等等,在每個項目上說明「為什麼」,解決聽眾心裡的疑問。

用以說明的基本架構:「Why-What-How」

Why所講主題的目的是什麼(為什麼要做)
What關於這個主題的內容
How關於這個主題的做法

「Why→What→How」指的是先介紹「為什麼要做」,再講「所以做了什麼」,最後才介紹「怎麼做」,也就是從「這件事的本質」往具體的方向介紹。這個架構跟黃金圈思考法略有不同,我認為「Why→How→What」用來給自己思考,而「Why→What→How」則是用來對別人說明

如果套用在簡報上,就是「這個提案的目的是什麼」、「提案內容」及「具體做法」。例如:

  • 為了擴大營運規模(why)。
  • 要加強各銷售管道的關係與銷售力道(what)。
  • 所以要成立不同銷售管道的小組、盡快完成各管道需要的產品及透過大型物流中心與出貨系統,以滿足及時大量出貨的需求(how)。

用「why」說服人

why-what為什麼是這個內容
why-who為什麼選擇這個目標
why-when為什麼選擇這個時期進行

製作簡報時,用「Why→What→How」安排架構,但如果需要說服別人心裡的疑問,就要在「why」後面加入「why-what」、「why-who」、「why-when」

以前段的例子來說,就是詳細說明「為什麼需要擴大營運規模」、「為什麼要加強銷售管道的銷售力道」以及「為什麼在這個時期加強銷售」及「持續多久」等。

說明完「為什麼要做」(目的)後,「為什麼是這個內容」(why-what)、「為什麼選擇這個目標」(why-who)及「為什麼選擇這個時期進行」(why-when),最後說明執行細節(how-how)。

我學到的三件事

問自己,是思考的好方法

我覺得,永遠不要忘記先問自己,只有自己才能給出最好的解答,畢竟,我們就是會遇到一些問題是別人也無法給答案的,就比如在《普通人的財富自由之道》裡,Dumas執意要做日更的Pocast訪談節目,結果每個人包括他的導師都說,這行不通。

結果呢?結果我們都知道了,可見別人的答案只能參考,只要你想做,你就會想辦法做到,你需要問自己的是:「我為什麼要做這件事?」然後再問:「我要怎麼做?」最後才決定自己要做什麼。

這就是「黃金圈思考法」,我覺得黃金圈很適合用來找自己的答案。

「why」很重要

不管在黃金圈還是麥肯錫,那個「why」都一樣重要,不管你是要問自己還是說服別人,都要把「why」放在最前面,用「why」說服自己,然後再用「why」去說服別人。

此外,還有豐田汽車的「5 Whys」,也是很好的思考框架,不過,我覺得「5 Whys」是深入探究的過程,如果你找到了自己的「why」,可以再用「5 Whys」細問自己。

在《跨越每一個不敢》中,當李一諾面對任何改變時,也經常用「5 Whys」面對內心的恐懼:「我為什麼要做?為什麼會有這個理由?」當你層層往下遞進,會發現藏在內心深處的自己,那才是我們為之奮戰的最終原因。

麥肯錫是流量密碼

因為看了《跨越每一個不敢》,我才會對「麥肯錫」產生興趣,孰不知,以「麥肯錫」為名的書真的非常多,尤以日翻書為多,我只是碰巧看到《麥肯錫精準提問術》這本。

老實說,《麥肯錫精準提問術》算是好讀,我大概用三四天的零碎時間就看完了,這幾天主要包括晚上小朋友吃飯玩耍的時間,和週末帶小孩出去玩、我在旁邊等的時間,想到就拿起來看,居然就這麼看完了,畢竟白天還有看別的書,著實是訝異了一番。

但我也要吐槽一下,譯者很努力要貼近原意,但由於日本的敬語文化,導致讀起來有點拗口的感覺,必須在心裡二次翻譯,很想叫他有話直說。不過,我也是快速讀完了,可能因為在文字結構上是「列點+表格」的形式吧。

總之,不算是特別推這本,但確實有點內容,只是我資質駑鈍,需要花一點時間理解。

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始終相信閱讀能夠無比貼近生活,你生活中的疑難都能透過閱讀找到解答。年近40,依舊擁有旺盛的好奇心,很容易就被新的事物、新的知識挑起興趣,是生活懶散但大腦不停運轉的女子。

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