最近開始學「專案管理」後，漸漸體悟到，其實「人生就是我們最大的專案」，我會這麼說，是因為專案必須具備兩個條件：
- 有開始和結束的明確時間：每個人都是從出生開始，到死亡結束。
- 每個專案都有獨特性：每個人的人生軌跡都很獨特。
我認為所謂的目標管理、能量管理和時間管理都是微觀管理，只管某個層面，但專案管理不同，是屬於宏觀管理，也就是看懂整個「局」，以大局來思考的一種管理框架，比如：
- 專案需要定義範疇，我們需要設定目標。
- 專案需要定出時程，我們需要確認目標在何時完成。
- 專案需要分配成本和資源，我們需要調配自己的時間和精力來完成目標。
就算是自認完全沒有任何目標的人，也有找到工作生存下去的必要，在這樣的情況下，「維持生活所需」就是一個目標。
若以專案管理的角度審視「維持生活所需」這個目標，就要定下時程，假設現在 30 歲，死時 80 歲，那就會是「在這 50 年間維持生活所需」，至於如何執行，跟個人能力的培養、職涯規劃和理財都息息相關，為此，必須管理風險和利害關係人，也需要認真定義「生活所需」的範疇。
所以，我們一直都在為人生做專案管理，不是嗎？
接下來，我會談談「規劃人生專案第一步：找出階段性的目標」、「規劃人生專案第一步：最小行動 X 變更 X 溝通 X 風險」、「規劃專案的 3 個要點」等論述，來深入探討如何更好地管理人生，最後是我的結論。
本文目錄
規劃人生專案的第一步：找出階段性的目標
從整體來看：專案的生命週期與人生 4 階段
在《美好人生》裡談到人生的 4 個階段，其實能分別對應到專案管理的生命週期，如：
- 青少年期 (12 到 19 歲)：這個時期可對應到專案的「啟動」階段，我們在這個階段會透過與人接觸，發展友誼，進而找出對自己、對世界和對其他人的新觀點，並在過程中思考下列問題：
- 我想成為哪種人？
- 我想要像誰、不想像誰？
- 我的人生該做什麼？
- 青壯年期 (20 到 40 歲)：這個時期可對應到專案的「計畫/執行」階段，我們會透過脫離原生家庭獨立，進入社會，以確認在「青少年期」定義的自己是否需要調整，過程中，可能會經常自問：
- 我是誰？
- 我有能力過我想要的人生嗎？
- 我走在正確的道路上嗎？
- 我的信念是什麼？
- 我會找到對的人嗎？會有人愛我嗎？
- 中年期 (41 到 65 歲)：這個時期可對應到專案的「執行/監控」階段，生活會夾雜許多責任，衍生許多煩惱，需要時時關注並調整，讓自身能量、工作和家庭達致平衡狀態，若想做出改變，也必須考慮資源的調配和風險層級。過程中，我們可能會常自問：
- 跟別人比，我過得如何？
- 我的生活是否一成不變？
- 我是個好伴侶、好家長嗎？我和孩子的關係如何？
- 我的人生還剩下多少年？
- 我的人生有沒有超越我自己以外的意義？
- 我真正在乎的人和目標是什麼？
- 我還有哪些想做的事？
在「中年期」，我們也可能因為執行上發現問題，需要推翻以前定下的目標，重新計畫。
- 熟年期 (66 歲以上)：這個時期可對應到專案的「監控/收尾」階段。由於老化和死亡的現實，會讓我們極度關注自己的身心健康和生活，也可能會經常回顧自己的人生：
- 我還有多少時間？
- 我還會健康多久？我的心智能力是否在逐漸喪失？
- 我想與誰共度這段有限的時間？
- 我這輩子過得好嗎？哪些事情是有意義的？我有什麼遺憾？
有意思的是，《美好人生》提到，當晚年的受訪者被問「你希望自己少做些什麼、多做些什麼時」，不分男女，大多會提及中年時期，遺憾自己花太多時間在擔心，花太少時間付諸行動。
可若將壽命拉長到 100 歲的話，即便是晚年期，也有必要重新規劃下半場的日子該怎麼過，因為下半場的日子可能還很長。
>>延伸閱讀：規劃 25、35、45 的職涯落點《人生的長尾效應》
規劃時，選擇自己真正想要的目標
《反時間管理》提到，大部分的人想要有錢，是為了某種「自由」或「快樂」，但其實，得仔細思考的是，當你有了錢，實際想要的，是過上什麼樣的生活？
試想一下，你現在準備要爬一座山，但爬到山頂的最終目標是什麼？是遠眺美景？還是你只是想享受爬山的樂趣？或你想利用爬山健行當作運動？如果只是看美景，你就不一定要慢慢爬上山，還可以開車、坐纜車或坐直升機。
所以，在規劃理想生活時，比起目標本身，設定目標的理由更加重要。就如《你問對問題了嗎》這張圖，思考一下，你達成某個目標之後，具體要做什麼。
找到人生專案的終極目標後，就問自己：「我現在想做的事，真的是實現目標的最佳辦法嗎？還有沒有其他方式能達成我們真正想要的結果？」
延伸閱讀：
用「喜歡且想做的事」打造理想生活《反時間管理》
重新思考，找對問題，才能解決問題《你問對問題了嗎？》
規劃人生專案的第二步：最小行動 X 變更 X 溝通 X 風險
WBS任務包：從終極目標切出最關鍵的最小任務
WBS 任務包是什麼？
在專案管理中，所謂的「WBS」，指的是「Work Breakdown Structure」，通常翻譯為「工作分解結構」，會把專案目標拆分成一個個可管理的小任務，叫做「任務包」。
每個「任務包」必須有明確的目標、截止時間和可交付的成果，如果太過模糊，不知道怎樣才算做完，就代表切得不夠細，比如，「在三個月內看完 Python 課程」是比較模糊的任務包，若參考一本書或一個課程的目錄，改成「幾月幾號前看完某單元，並做完該單元的小練習」，會是一個更具體的任務包。
如果一週後發現執行上有問題，就代表你可能需要切得更細，比如：
- 安排某月某日當天一定要看完某單元並做小練習，才可以做別的事情或去睡覺。
- 某月某日前看完一個小單元，某月某日前做完該單元的小練習。
如果還是不行，重新評估這個專案的目標：
- 拉長完成的時間：從三個月改為四個月。
- 增加成本：找一對一輔導的教練課程。
- 縮小範疇：三個月內看完前三個單元，並做這三個單元的小練習。
怎麼把終極目標變成一個個 WBS 任務包？
在規劃人生專案時，最重要的是，去理解自己最想要什麼樣的生活，如果還不知道，就把「找出自己的理想生活」當作這一年的目標。
在《成功，從聚焦一件事開始》中，作者把自己的生活切成 5 個項目，分別是靈修、身體健康、親密的人際關係、事業和財務。他認為，不管你列出哪些領域或這些領域的順序是什麼，每個領域都必須是下一個領域的基礎。
所以，如果我是 30 歲的未婚女性，把身體健康放在第一位，在順序上可能會是：身體健康、工作、財務、人際關係和興趣培養，定好優先順序後，再搭配「找出自己的理想生活」這個目標，分別定出：
- 身體健康：一個月內試做 4 種運動，找到自己最喜歡的、最能持續下去的。
- 工作：每天記錄自己的心流活動，每一週審查一次，一個月後，找出最容易進入心流的活動。
- 財務：每天記錄自己的消費，一個月後，審查可刪去的項目。
- 人際關係：列出相處時能帶給自己能量的人際名單，與其中 4 個人約聚會。
- 興趣培養：報名一個感興趣的工作坊，事後記錄自己的感受。
以上面的例子來說，還在專案的啟動階段，所以先「找出」理想生活，也就是分析自己的需求，找出「理想生活」的範疇。因為專案必須根據需求規範好目標的範疇，包括做什麼、不做什麼，以消除在執行上的不確定性，避免後面花很多時間變更專案，浪費時間與成本。
針對人生的「變更」，重新做規劃
因為人生很長又曲曲折折，每個階段可能都有每個階段的想法。如果終極目標是過上理想的生活，很可能光是「什麼是理想的生活」的定義也會一直在變化，所以，不管發生什麼人生大事，都要重新回到規劃階段，一樣先從需求分析開始。
假設上述的女性在 33 歲這年確定要步入婚姻，不管要不要生小孩，都是一個很大的變動，需要在範疇、時程和成本上重新思考：
- 範疇：在「理想婚姻生活」中，是否要增加「家庭」這個項目？還是調整人際關係的目標？
- 時程：有哪些目標的進度會受到婚姻的影響？
- 成本：婚姻生活會增加哪些財務項目？如何重新制定財務計畫？
確認變更有哪些，從實際的婚姻生活重新分析自己的需求，調配所有目標的先後順序，而且，由於這個專案已經加入了團隊成員(另一半和另一半的家庭)，必須做好溝通和利害關係人的管理。
你的人生專案，有哪些人參與其中：溝通管理與利害關係人管理
溝通管理
溝通管理有幾個項目需要注意：
- 溝通對象：有誰需要溝通？自己的家人、另一半、另一半的家人都有哪些人？列出這些人對專案的影響層級，再分事情做溝通。
- 溝通目標與內容：有哪些事是需要例行溝通的？
- 溝通形式：分出哪些事只需要用 LINE 講一下，可哪些事必須面對面溝通。
- 溝通頻率：每天在什麼時候談嚴肅的話題、什麼時候談輕鬆的話題比較適合。例如《你問對問題了嗎》提到一對夫妻，總是為了家庭財務吵架，但兩人某次在早餐時間談財務，都表現得很冷靜，才發現原來他們不適合在睡前談財務這種嚴肅的話題。
用透明、公開的資訊，取得成員的信任，而且每次都只提供必要的資訊給對方，避免太多資訊讓對方不知道該如何決定，但必須依照溝通對象規劃不同的溝通策略。因此，下一步是將所有溝通對象都按照下列的「利害關係人」做分類，以方便管理。
利害關係人管理
參考《專案管理革命》的「利害關係人分析矩陣」，把另一半、自己的爸媽、長輩和兄弟姊妹，以及另一半的爸媽、長輩和兄弟姊妹都列出來，根據利益受影響的程度和影響力做分類：
- 另一半：重量級人物，必須參與專案的治理。
- 自己的爸媽：權力大，需要經常互動。
- 家族的長輩：影響不大，權力也不大，可列為告知層級。(但如果對自己的爸媽有很大的影響力，可列為經常互動的層級)
- 自己的兄弟姊妹：影響力不大，權力也不大，為告知層級。
- 另一半的爸媽：權力大，需要經常互動。
- 另一半家族的長輩：權力不大，影響力也不大，為告知層級。
- 另一半的兄弟姊妹：權力不大，但利益會受到影響，需要經常關懷。
以上的利害關係人只是假設而已，得按照自己的情況來填入才準，並依照變動幅度，每半年或一年就要再檢查一次，看看這些利害關係人的影響力或利益是否有所變化。
評估並管理人生專案的風險
每個專案都要做「風險評估」，事前列出所有可能會影響專案的事件，並依照發生機率和影響程度來決定要提前預防哪些事件的發生，按以下順序處理：
- 極嚴重：幾乎肯定會發生、影響程度最大、會直接導致專案失敗或中斷的事件→優先關注與預防。
- 有點嚴重：很可能發生、影響程度大，會導致專案延遲、降低品質的事件→做預防對策。
- 中等：有可能會發生但影響程度中等、對品質或專案完成度有所影響的事件。
- 低等：影響輕微的小事件。
在「理想婚姻生活」中，最先想到可能會中斷專案的，是離婚、重症、意外死亡這類事件，不過，若這件事只是「不太可能發生」，就列為「有點嚴重」的事件，如果怕發生這類事件，平時做好財務管理、溝通管理、健康管理、買相關保險來提前預防。
但風險評估跟利害關係人一樣，需要每半年或一年做一次調整，如果發現兩個人的關係很難挽回，那就會提升到「很可能會發生」的「極嚴重事件」，需要做好提前結束專案、重新調整目標的打算。
規劃人生專案時的 3 個要點
小心樂觀偏誤
雖然歷史上不乏那種「先衝再說」的成功者，但這種案例通常最出名，導致你不知道有更多的人因過於衝動而失敗。
《超級專案管理》作者用 5 年時間，把 258 個超級大型專案納入資料庫中，發現只有 8.5% 的專案在符合成本和時間的情況下進行，就連號稱謹慎的德國、日本也發生過類似問題。
也就是「沒仔細想好專案的目的是什麼，只看到成功的可能性，急急定下目標，沒探索其他選項，沒挖掘有什麼困難與風險」就直接衝了。
這種視野有限的情形，跟我們人類的心理息息相關，心理學家蓋瑞‧克萊恩 (Gary Klein) 研究證實，人們通常會在第一個選項冒出來後，就快速盤算一番，要是似乎行得通，就走那條路；要是不行，就再想一個辦法，接著重複以上過程──可是，這種方式只有該領域的專家才有效率，不是專家的時候，就會出問題。
找對參考錨點
為了不要發生樂觀偏誤的問題，最起碼要找到正確的參考群組，《超級專案管理》中提到一對夫妻，原本只是想翻修家中的小廚房，結果發現地板有問題，翻了地板後，想說既然翻修地板也順便翻修客廳，又發現管線有問題……最後成本超支好幾倍，導致夫妻倆只好延後退休。
在這個例子中，如果這對夫妻只是參考「廚房翻修」的案例，可能會覺得應該只是個小案子，但他們應該要參考的是「紐約老屋翻修」的案例，看看翻修是不是會牽涉到其他部分，導致嚴重超支和超時。
在「人生專案」中，「結婚」是一個大項目，可以分成「要不要結」、「要怎麼結」和「如何經營」等三個項目，與其參考已婚人士的情況，不如參考「跟自身情況類似」的伴侶都發生了什麼：離婚的多嗎？關係親密的伴侶都有什麼條件？做了什麼？
如果真的「沒有類似情況」，找到相近情況的伴侶也可以，至少要找到一對來做參考。例如：身邊沒有「另一半父母干涉很多」的例子，就找找「本人父母干涉很多」的例子。
用最少成本做最小測試
《超級專案管理》建議大型專案要做最小測試，如皮克斯會先在內部組成小團隊，公開放映簡易版的成品，看看員工們的反應，如果不行，小團隊會重新設計，再來一次，直到成功為止，這個過程通常要跑個 5、6 次，這部影片才可能成型。
所以，高中生如果想投入一個專業領域，可以先參加寒暑假營隊、訪談該領域人士或暑假實習等等，想辦法用最少的成本了解自己喜不喜歡；如果不知道要不要跟這個人結婚，可以去國外旅行兩個禮拜、和這個人一起住一陣子、一起定下目標存錢等等，了解跟這個人共同生活可能會發生什麼事。
不管如何規劃自己的人生專案，都要考慮「為什麼」
《超級專案管理》和《專案管理革命》都提到，不管是哪種專案，都一定要問自己「為什麼要做」，這是擬定專案範疇，也就是找出「要做什麼」和「不做什麼」的關鍵，為了有效率地達成目標，「不做什麼」比「做什麼」還重要，弄清楚這點，可以幫我們刪除不必要的任務、排出優先要務。
人生看似長，實則短，很容易迷失在每天要做的事情當中，忘記自己「為什麼在這裡」、「為什麼要做這些」，若一開始就用「專案管理」的角度看整個局，可以幫我們跳出整團迷霧，找到真正該做的事、真正該溝通的對象，減少窮忙的問題。
關於人生規劃，我也還在啟動和計畫的路上，正在跑最小測試，那你呢？
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