上一篇提到了《打造第二大腦》裡的「PARA檔案管理系統」，解釋Tiago是如何管理所有蒐集來的筆記、資料和檔案，因為不同的專案會產生各類檔案形式，若用資料夾分類，很難預料到未來的使用情況，需要用新的思考方式來應對。
而這一篇主要提到Tiago是如何擷取筆記、存檔及想辦法讓未來的自己找到筆記。他著重的是筆記的「可操作性」，也就是到底會不會被自己用到，並且，能否順利取用。
因此，本篇文章的內容會有「第二大腦的CODE筆記法」、「做筆記，也是一種創作過程」、「如何把筆記推銷給未來的自己」等三個部分。
此外，如果還不知道PARA是什麼，又對管理檔案有興趣的話，請移步到上一篇文章囉！
本文目錄
第二大腦的CODE筆記法
雖然Tiago本人提倡用數位筆記，但他也認為，不管是用紙本還是數位，都各有其優點，在他的個案中也有人熟悉數位筆記的用法後，又回頭用紙本，因此，即便這本書關注於數位筆記的使用，每個人都只要選擇適合自己的方式就好。
獲取(Capture)
在最初瀏覽資訊時，只需要考慮「是什麼資訊引發了自己的共鳴」，Tiago引用兩篇論文的例子來說明：「直覺就能學習和回應，甚至不需藉助有意識的覺知。」畢竟，如果每次都要按照檢查表來篩選資訊，會耗掉太多時間和精力。
而我們會做的筆記，有時來自內在的靈感，有時來自外在的資訊，這些資訊可能是書上的一段文字、一張照片、pocast的幾句話或一張重點清單，不論是什麼，只要產生了共鳴，能方便存取就好。
此外，他還建議平常要多元攝取資訊來源，因為很可能會接觸到有意思、挑戰原本觀點或意料之外的想法。例如他在當自由工作者時，看到一篇google如何徵才的文章，感覺能派上用場，於是將其儲存起來，後來招募第一個員工時便派上了用場。
獲取筆記時，可以參考下列4個原則：
- 是否有所啟發：儲存能引發靈感的引文、照片、點子和故事。
- 是否派得上用場：覺得未來會用得上。
- 是否與自己息息相關：例如用數位筆記記錄自己的生活點滴。
- 是否令你意想不到，用來衡量這個資訊有沒有改變思維的潛能，以避免「確認偏誤」(confirmation bias)，何況，演算法早已經在鞏固我們既有的認知。
>>《行為改變科學的實務設計》(Designing for Behavior Change)指出：「在『愛荷華博奕任務』(Iowa Gambling Task)的研究中，參與者在電腦遊戲裡有四副可用的撲克牌，有些牌會讓他們贏錢，有些則會輸錢。當他們開始玩牌時，並不清楚這四副牌有差異，但玩過幾輪之後，當他們意識到自己快要輸錢時，身體會出現一些實質的『緊張』跡象，這是一種自動反應，發生的原因在於他們的直覺領會到牌局不對勁，而且搶先理智的大腦認知到這四副牌有蹊蹺。」
組織(Organized)
上一篇文章提到要每週和每月回顧時整理筆記，「組織」便是在整理時運用的方式，平時獲取筆記時不需要先分類。Tiago更強調，做筆記和決定筆記去向是兩個完全不同的步驟。
在整理筆記時，問自己下列4個問題：
- 這則筆記對哪個專案最能派上用場？
- 如果對各專案都沒用，那對哪個領域最有用？
- 如果對各領域都沒用，那它屬於哪種資源？
- 如果不屬於任何資源，就把它放進檔案庫。
萃取(Distill)
在每週和每月回顧時，將新產生的筆記分類後，瀏覽一下是否有覺得非常重要、有趣或可供利用的資訊，幫未來的自己做相關標題、加粗重要的文字，增加筆記的「可發現性」，也就是要把這則筆記推銷給未來的自己。
畢竟當你回頭檢視時，可能沒時間慢慢看，除了下標和加粗重要段落外，還可以幫未來的自己條列重點、幫筆記裡的字句加上註解，說明做筆記的原由、當下的想法以及是什麼吸引你的注意力。
下面還會再談到「Tiago摘要法」，是他在重新審視筆記時會做的步驟，確保未來的自己可以快速抓到筆記重點。
>>「可發現性」是資訊科學的概念，指的是「在搜尋檔案、資料庫或其他資訊系統時，特定內容或資訊可被發現的程度」。例如，圖書館管理員決定書籍在書架上的排列須考慮可發現性；網頁設計者在為網站增設功能選單時，也要考量可發現性；社群媒體平台則是一定會努力使最好的內容盡可能具有最強的可發現性。
表達(Express)
這個步驟就是和他人分享自己的想法、故事和知識，Tiago認為，藉由分享資訊來實際運用，才能將資訊個人化，被己所用。在這邊，他提到了我在上一篇說的「中間產物封包」，建議將其重新組合，或者再利用過去的成果，把知識付諸實踐。
他說：「著手表達自己的想法，將知識化為行動，才能真正改變我們的人生。」也因為這樣，「你將以不同的方式閱讀，也會更專注在與你論點息息相關的內容。」
做筆記，也是一種創作過程
「擴散與聚合」(divergence and convergence)是Tiago從「設計思考」中領略到的方法。此一方法是源自史丹佛大學設計學院的創意問題解決法，後來在1980、1990年代由IDEO創新顧問公司推廣而日漸普及。
創造，是「擴散」與「聚合」的平衡
擴散(Divergence)
在創作之初，我們會開啟各種可能性並盡可能考慮大多數選項，收集各種靈感來源、讓自己接受各種影響、探索新的路徑，向他人分享想法，也就是「擴散」的行動。
在「擴散」時，你可能會在白板上畫滿構想圖、垃圾桶裡都是揉皺的草稿，地板上排著數百張照片。擴散的目的在於創造新構想，這個時候，還無法計畫或組織任何事情。
聚合(Convergence)
但「擴散」後期，我們將進入「聚合」階段，開始精鍊所有得到的材料，著手捨棄某些可能性，聚合成可行的解決方案。在這個階段，我們必須排除一些選項，權衡得失，決定什麼才是真正重要的事情，如此才能有所進展。
所有創意工作都有「擴散」和「聚合」
作家透過蒐集故事創作的素材、草擬潛在角色、研究歷史來擴散，再經由撰寫故事大綱、安排情節要點、寫做初稿來推進聚合過程。
工程師藉由鑽研所有可行方案、測試問題的範圍、調整工具來啟動擴散，並透過決定方法來設計執行細節、落實藍圖來推展聚合過程。
設計師藉助採集樣本與模式、探詢用戶的需求、草擬可行方案來推動擴散，然後依靠繪製線框圖、建立設計圖和敲定解決方案來開啟聚合過程。
用「構想列島」和「海明威橋」創造新事物
Tiago提出，「獲取」和「萃取」筆記是擴散的過程，採取想法的種子並將這些種子儲存起來，而「萃取」和「表達」知識則是聚合的過程，我們會在後面的階段停止收集和構思，開始用知識的組成單元來建構新事物。
構想列島
但在創造的過程中，「聚合」是最難的，因為，你的想像力和好奇心越強烈，興趣就會越多元，就會更難決定什麼時候要從擴散模式進入聚合模式，但是做更多擴散的行動，只是把完成工作的時間往後延，因此，Tiago提出「構想列島」的想法。
這個方法是史蒂文‧強森(Steven Johnson)的說法來命名的，自己的論文、簡報、工作成果的要點都能用來創造由構想組成的列島，他認為，只要構想能達到群聚效應，就可以果斷切換到聚合模式。
Tiago以自己寫作「手札」相關文章的「構想列島」來舉例，他會把相關的內容組合起來，並附上這些筆記的連結，而筆記本身則附有來源網址，確保自己不會迷失在資訊堆裡。
海明威橋
小說家海明威有一個特殊的寫作策略，Tiago稱為「海明威橋」(The Hemingway Bridge)，海明威總是在領會故事接下來將如何發展後，先停止現階段的寫作，以避免耗盡想法和創作精力。
也因此，他建議我們在每個工作時段都不必殫精竭慮，理應保留一些時間和精力，在中斷的專案裡留下記錄，如：
- 記錄關於後續步驟的構想：比如下一步、下下一步可以做什麼。
- 描述現在的狀態：現在最重大的挑戰、最重要的開放性問題，或你預料到未來發展的阻礙。
- 記下離開工作後可能會忘記的任何細節：如故事中各角色的相關細節、規畫活動可能遇上的陷阱、關於設計中產品的精細考量。
- 寫出下個工作時段的目標：為接下來的工作、想解決的難題，或有意達成的目標預做打算。
把筆記推銷給「未來的自己」
這邊談的是CODE筆記法的「萃取」，這個步驟至關重要，也就是增加筆記的「可發現性」，也是我們能不能容易找到和取用的核心重點。
累進式摘要技巧
為此，Tiago提出4個步驟的「累進式摘要技巧」，一層一層地把重點疊加上去。其實，跟以前讀書準備考試時差不多，剛開始讀的時候畫底線，第二、三次讀，就加螢光筆，如果考試錯了，加上星號提醒自己，而「累進式摘要技巧」也是類似的做法。
| 第一層 | 摘錄筆記(只截取自己需要的段落，並附上完整資料來源，以供備查) |
| 第二層 | 加粗字體(包括關鍵字、原文作者想表達的重點、特別有共鳴的字句) |
| 第三層 | 用顏色凸顯(對有趣又特別長的筆記，標記最重要的一兩句話) |
| 第四層 | 列摘要重點(在經常查看、獨特又有價值的筆記最前面，用自己的話條列重點) |
Tiago提醒，使用「累進式摘要技巧」不代表要記住最多事情，而是盡可能地去蕪存菁，精鍊想法，使自己日益精進。當你從一篇文章截取主要重點時，就必須略去其他次要論點。
剛開始萃取筆記的3個錯誤
1.過度強調
應追求「少即是多」的原則，就像書架上凸出的書籤，幫你在有需要時重新發現這些資訊。因此，每則筆記裡標記的每層重點，最好不超過上一層的10%到20%。例如，你摘取的筆記是500字，第二層加粗的地方就不宜超過100字，第三層則應控制在20字之內。
當然，這不是絕對的公式，只是要提醒自己適可而止。
2.漫無目的地強調
可能的話，等確定筆記用途時再標記重點是最好的，比如，當作者準備寫部落格文章時，通常會從摘取筆記的要點來著手，為寫作暖身，又或是，必須透過電話與律師商談時，事先在上回通話的筆記中標出重點，並擬出決策與行動的相關時程。
但不一定每則筆記都需要畫重點，只要你覺得值得，就可以做。
3.標記重點過度複雜
決定要標示哪些重點時，不用分析、詮釋或分類，只要用直覺來分辨哪些內容最有趣、出人意料或與當前專案息息相關即可，言簡意賅是最重要的，確保未來的自己用最快速度知道這則筆記能不能用上。
對於CODE的三個想法
擷取需要的資訊，仰賴自我的覺察能力
Tiago在書中反覆強調，用直覺「獲取」筆記的重要性，畢竟，我們一開始不可能花太多時間思考這則筆記的重要性或分類，他覺得這兩件事是分開處理的，在「獲取」時專心「獲取」，等「組織」時才考慮放在哪裡。
此外，他還提到「當某種事物激發共鳴時，是以情感為基礎的心靈直覺在告訴我們這件事很有趣」，這個觀點好像有點虛幻，但他也有引用兩篇論文來佐證這件事，其中一篇如前文的灰色補充欄位所描述的，這算是我第一次在商業類書籍看到這樣的內容，感覺新鮮。
也就是說，自我覺察或感知的能力很重要，如果跟身體的連結斷開，就很難察覺到身體的訊息。要是飲食方面有問題，可以參考我另一篇《正念飲食》的讀書筆記，從飲食著手，重新找回與身體的連結。
第二大腦與卡片盒筆記
我認為，「第二大腦」和「卡片盒筆記」有異曲同工之妙。兩本書的作者都強調「創作不是從空白開始」及「分享獲得反饋的重要性」。不過，兩者基礎不同，《卡片盒筆記》使用連結的卡片群做為單元，而《第二大腦》則以「中間產物封包」做為單元。
此外，兩本書都能篩選資訊。《卡片盒筆記》會希望你考慮這則筆記是否能連結現有的筆記，如果你有寫卡片筆記，那一定累積不少筆記群，要是收羅來的筆記和現在的筆記群完全無關，也能因此篩選掉一些資訊。
《第二大腦》則是強調從已存資訊和過去成果中找尋能用的筆記或半成品，以避免迷失在網路的演算法中，並且強調可操作性，進一步篩選這則筆記是不是真正能用上的。
最後，《第二大腦》提到的「擴散與聚合」，也和《卡片盒筆記》的「由下而上」差不多，只是名稱不一樣，不過，《第二大腦》有進一步探討如何進入「聚合」的方法。《卡片盒筆記》只提到，如果累積了筆記群，就可以開始寫作。
用「內隱知識」應對未來的AI自動化危機
最近AI大爆發，許多科技產業的先進紛紛認為這是大失業的前兆。
對此，Tiago引用「博藍尼悖論」的論點，提到「內隱知識」(tacit knowledge)，也就是我們不知道自己究竟是怎麼做、但做得很好的事情，這樣的知識存在潛意識和內隱的「肌肉記憶」(muscle memory)裡，無法用語言表達出來。
他認為，「內隱知識」是人類勝過AI的關鍵，也因此仰賴「內隱知識」的自動化會來得最晚。例如，你知道世界如何運作，但無法以言語充分表達；你的深層直覺了解人性本質；你洞察其他人或機器難以看清的模式和關連等等。
>>「博藍尼悖論」是英國籍匈牙利裔哲學家邁克‧博藍尼(Michael Polanyi)在1966年出版的《內隱維度》(The Tacit Dimension)提出的，意指「我們懂的事情，比我們能表達出來的更多」。
最後的最後，關於「CODE筆記法」和「PARA檔案管理法」的介紹告一段落了，下回是附加章節和工作坊的重點整理，如果篇幅還夠，我會把Tiago用到的軟體和我用到的軟體們一併放上來。
很感謝你閱讀到最後，希望你能從中找到適合自己的管理方式。
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