上次在電子報做了問卷調查，結果顯示，「軟體」文章的票數居然跟「學習閱讀」文章不相上下，想來，你是真的很想要增加生產力了，而我最近也經常瀏覽「生產力軟體」的相關影片或介紹文章，但很多時候，都必須用了才知道適不適合自己。
這篇就是介紹最近半年常用的 9 個數位工具軟體，主要供創作、筆記和閱讀使用。
《打造第二大腦》的作者 Tiago Forte 在線上講座被問到：「隨著科技進步，以後是否會有一個軟體可以解決所有問題？」他回答：「這是我們所希望的，但事實上，我觀察到，數位工具軟體越來越分眾，未來比較有可能是，我們用不同的數位工具軟體來滿足所有需求。」
因此，他也提醒，不要追求「完美」的數位筆記軟體，因為幫筆記和資料搬家是一件很累又浪費時間的事，而我也建議，在挑選這些生產力軟體時，保持簡單就好了，實際運用的數量以自己能負荷的程度而定，畢竟，有些工具是要付費的，而且數量一多，就要用自動串接的方式去做，才不會太麻煩。
這篇會介紹我用來「筆記」、「閱讀」、「創作」和「備份」的 9 個數位工具軟體，最後則會介紹 2 種我目前「正在關注的」數位工具軟體。
本文目錄
[筆記類]數位工具軟體
事實上，我只用 Heptabase 和 Apple 備忘錄這兩種筆記軟體而已，後者是方便我在外面隨手用手機紀錄，不過，Heptabase 最近出了手機 app 了，所以，Apple 備忘錄就下台一鞠躬了。
還有一個地方是用來暫存資料的，就是聊天軟體LINE，但比較少用來筆記，主要是用來暫放想分享的資料。
Heptabase數位筆記軟體
- 使用目的：蒐集資料與筆記、創作。
- 使用流程：
- 每則資訊都是一張卡片，如果概念是分開的，就要分卡片儲存。
- 每則卡片一定會有一個大標，讓自己清楚這則筆記是做什麼用的，或擷取內容精華做為標題。
- 會嵌入主要的影片、圖片或音檔(軟體可支援)。
- 有任何想法，記在日誌上。
- 如果有任何舊卡片與新卡片的概念相關，要做雙向連結。(用 @ 找)
- 在白板功能下，使用PARA的分類管理所有筆記。
- 心得：
Heptabase 的迭代速度非常快，雖然都是一些小功能的更新，但我覺得可以在 Discord 上直接回報或排除問題，還是挺不錯的。
目前我重度使用這個筆記軟體，每次做好一本書的讀書筆記後，寫文章時只要組裝卡片，再修改一下就好了，算是增強了不少生產力，但前提是，做筆記時要有完整的一段文字才有辦法快，不然還是要花時間查找資料。
※溫馨提醒一下，不管用什麼筆記軟體，都要記得附上原始連結，有可能在寫文時還需要找資料補充，這樣會節省很多時間。
Heptabase 出手機 App 了！來這篇文章看看創辦人對於 Heptabase 的未來規劃，與我最近使用 Heptabase 的現況和 App 的介面介紹。
Apple備忘錄
這個 App 一點也不威不特別，就只是我隨時拿起手機就能做紀錄的簡便軟體，不管你要用 google keep 還是 drafts 都可以，只要保持簡單，一打開就馬上記錄，靈感才不會跑掉。或者你喜歡用說的，那用google keep 和 Apple 手機預設的「語音備忘錄」錄下來就好。
此外，Apple 手機可以使用「捷徑」串接語音和「備忘錄」：
- 在「 App 資料庫」中搜尋「捷徑」app。
- 進入 app，按右上角的+號，設定新捷徑。
- 請參考上圖的 3 個動作，串好順序，再按右上角 X 左邊的藍色圖示，點選「加入主畫面」，就可以在手機主畫面直接點開這個捷徑，不用登入 app，馬上錄音。
※聽說有 Apple Watch 的話，會更方便，但我沒有，就無法示範了。
>>更新補充：最近重度依賴 Heptabase，這個軟體很少開了。
>>更新補充2：最近聽寫改用 ChatGPT App 的語音輸入，可以直接在 App 裡點選它的語音功能，點選之後開始講話，講完再按一下螢幕上的停止，它才會抓取你的語音轉換成文字，如果格式有問題，就請它調整，我通常只會下「保持原句，加入標點符號」的指令。
LINE
我很少拿聊天軟體來聊天，主要是用來暫放想分享的網址、圖文資料等，因為 IG 用手機比較方便，就找一個地方先暫放這些要傳送出去的資料，也許以後會換個方式也不一定，但目前會先暫時這樣做備份，畢竟，大家手機裡都有 LINE，連我隊友都是用這個做紀錄。
我覺得 LINE 的記事本很方便放圖文資料，因為文字和圖片可以分開編輯，即便以後找到適用的排程軟體，應該還是會繼續放在 LINE 上備份，避免因過於依賴單一程式而出問題。
[閱讀類]數位工具軟體
其實，這一類就是數位閱讀 App，基本上，大部分的電子書平台都會有，我自己比較常用的是讀墨、Kindle、和稍後閱讀軟體 Instapaper 。
KOBO
源自樂天電子書城的閱讀 App，只要是買電子書，就一定得使用該書城的 App。會用 Kobo，是因為我發現某些原文書在這邊的價格還不錯，但也還是得自行評估，畢竟，不管是 Kobo 還是 AMAZON，刷卡都一樣要收海外手續費。
未來考慮購入閱讀器(對，我還沒買)，這家的閱讀器目前在我考慮範圍之內，只是，這家要輸出螢光筆內容得串 Readwise，而如果想讓 Readwise 串接筆記軟體的話，年費約 96 美元(一般方案會再便宜一點)。所以我還在考慮，畢竟AI軟體們也剛剛出來，該怎麼把錢花在刀口上，是需要好好考慮的事情。
如果你是用這家閱讀器，歡迎留言和我分享你使用的心得喔！
讀墨
讀墨是台灣的老字號電子書平台，我 2015 年就開始使用了，有不少書都在這裡。這個平台的優勢是，擁有最多的繁體中文電子書，而且，螢光筆內容可以輸出成 excel 的 CSV 格式或 HTML 格式。(手機 App還多一個 Markdown 格式)
※輸出讀墨筆記步驟：
- 打開讀墨的「書櫃」。
- 滑鼠移到書籍上方，點選最右邊的「…」圖示，就會看到上面的圖片。
(手機 App 在下方點選「閱歷」，點選「劃線註記」，再點選書籍進入) - 點選「劃線」，跳到劃線的頁面最上方，點選「輸出劃線」。
(手機 App 在上方點選「匯出」，還多一個 Markdown 格式) - 選擇你要輸出的格式，也可以直接匯到 google drive 或 dropbox。
老實說，純以手機 App 來說，讀墨比 Kobo 有較高的閱讀舒適度，比較不會卡，可以看直排，輸出筆記的格式也較多，所以真的蠻難選擇要買哪個閱讀器。不過，會有時間考慮，也是因為我移動閱讀的機率並不高，基本上只要是週末就得陪小孩，大概只能聽聽 Audible (最近發現 Hyread 圖書館可以借有聲書了，大推薦)。
>>最近發現讀墨也可以輸入Readwise的授權碼來用了欸，如果有人使用過，歡迎留言分享！
Kindle
只要看英文電子書，就一定會使用到這個數位工具軟體，Kindle 的閱讀器也因為發展得較早，在功能上比較成熟和齊全，不過，我並沒有購買閱讀器，只能就桌機、手機app來介紹心得。
如果你需要經常了解最新的資訊，就會對英文書感興趣，畢竟有不少暢銷書都幾乎是從英美語系翻譯的，要等台灣的出版社購買版權、請人翻譯、製作書封、印製等等，那真的需要等半年以上……喔，等AI更成熟，或許翻譯的步驟會省下來？
咳，但這不是這篇要討論的部分，先看看如何在 Kindle 桌機 app 輸出筆記吧！
Kindle 桌機 App 匯出筆記的方式與讀墨有點像，在書櫃的最上層左側選單選取「 Notes & Highlight 」，點進去再選擇要匯出的書籍就可以了。
如果不用Readwise，可以用我目前使用的 Glasp 瀏覽器外掛軟體來輸出，或者有些人推薦用 Clippings.io 輸出 (僅限 Kindle )。
Instapaper
我在《打造第二大腦》系列的第三篇文章介紹過Instapaper這個數位工具軟體，本來只是單純喜歡它簡潔無色彩的介面，但使用了一個月後，我發現這個稍後閱讀的數位工具非常方便。
首先，一定要下載它的chrome外掛程式，接著，在chrome瀏覽器右上方有個長的像拼圖的「擴充功能」，點開來，在Instapaper的圖示旁按下圖釘，這樣它就會釘在你的瀏覽器右上角，每次只要看到不錯的文章就點一下圖示，馬上就會存起來了。
除此之外，它可以在任何連結和影片上按右鍵，直接存取，不用點進去存。這對我來說超級超級有用，因為我很容易被影片或文章抓住注意力，一不小心又浪費很多時間。
還有，收到的電子報常常沒時間看？
別擔心，可以寄到Instapaper，但得先註冊帳號，註冊完後，點進這個傳送網址，系統就會幫你設定好電子信箱，再把這個信箱的位址加入電子通訊錄，來不及看的電子信直接轉寄過去，就不會漏掉任何一封你想好好閱讀的內容啦！
>>補充：我最近比較少用稍後閱讀軟體了，也沒有改用其他的相關軟體，主要是網路文章看得少了。
[繪圖類]數位工具軟體 Adobe illustraor
我是設計系畢業的，雖然能力不怎麼樣，但有些軟體用習慣了，就不好改過來，也因此，我都是在 Adobe 系列的 illustrator 上面做圖文。
我做圖文沒什麼特別的流程，毫無技巧可言，主要是跟著讀的書來設計內容，而我念書時就喜歡用 illustrator 多過於 Photoshop，因為前者是向量，後者是點陣，點陣要吃的記憶體比較多，設備不好就容易卡，向量就比較不容易有這樣的問題。(如果不太明白，下面有附上解釋的連結)
有時候需要很快產出或一下想不到用什麼版型，也會使用 Canva，但我的 IG 圖文主要是用 illustrator 來做，而且 Canva 越來越卡，難道付費版會比較不卡嗎？有使用過的話，歡迎留言和我分享。
>>不知道什麼是向量？什麼是點陣？看看 Shtterstock 這篇文章來釋疑吧！
[雲端硬碟]註冊送 30GB 的 MEGA
因為之前電腦出問題，加上我覺得 google 雲端硬碟在使用上不太直觀，還很卡，所以一直在尋找比較好用的雲端硬碟，終於找到外觀和使用上很接近本機硬碟的 MEGA 。
目前用了半年，很喜歡它的介面，覺得一註冊就送 30 GB 真是太佛心了，就算我不定時上傳備份檔案，到現在也才用了 8GB 。而且，如果你在手機和電腦上安裝 App ，還會再送 10GB (限時)。
MEGA 使用介面如上圖，如果是付費方案，雖然 2TB 沒比 google 雲端硬碟便宜，但有 8TB 和 16TB 的超大容量方案，特色是可以加密傳輸和通訊，指定同步資料夾也蠻好用的，對剪片和常需要備份大容量檔案的人來說，這個平台的傳輸速度還不錯。
當然，以團隊協作來說，google 雲端硬碟還是高出一大截，所以我都用這個工具來備份檔案。而且最近的收費方案在 200GB 以下又更便宜了，所以我算是在 MEGA 備份，但是平常的協作都在 google 雲端硬碟上。
就是圖個 MEGA 介面漂亮，使用又很直觀。
>>延伸閱讀：《打造第二大腦》的12個行動步驟、關鍵字與使用軟體
正在關注的 2 個數位工具軟體和 Milanote 去向
這邊是我正在考慮的兩個數位工具軟體，一個是串接很強，另一個是集中擷取資訊很強，但因為都要收費，還不知道這兩個對我的生產力有多大幫助，還在觀望中。
Zapier
Zapier是一個全自動流程數位工具軟體，如果有人在你的課程平台購買服務或產品，可以設定自動把他的資料匯到google sheet，這樣你就不必手動複製貼上了。甚至，有人預約了一對一諮詢，也可以設定將這筆預約資訊自動傳到google行事曆和自動預約Zoom線上會議軟體。
在官網上，Zapier號稱可以串接5000多種的應用程式，自動寄信可能只是其中最基本的一項而已，最近他們還加入AI服務，但因為是新的，也還看不出來怎麼用是比較適合我的，而且，串的還只是GPT-3跟DALL.E(CPT4已經出了)。
目前在思考什麼樣的工作流程是可以用自動化優化的，可能是貼文？但我可能只是需要一個排程軟體而已，或許等哪天真的推出某個服務或產品時才需要這個。目前，免費方案只能每月觸發100次，付費方案是每月20美元起跳(一年預付方案)。
另外，如果你是打算用在行銷上，請注意Zapier沒有串接LINE喔，但其他社群平台都有啦！
Readwise
如果你是重度閱讀電子書的人，也需要花時間做筆記和寫讀書筆記的話，那一定要試試看Readwise這個數位工具軟體，目前支援Kindle、KOBO、語音筆記軟體和多家知名筆記軟體。
我會心動，也是因為Readwise有和Heptabase、Instapaper、Snipd串接，要是安裝它的Chrome外掛，在電子書(除了讀墨)、網路文章、Podcast劃的重點都可以自動匯入自己的筆記軟體，看起來似乎能省下不少時間。
而且，Readwise也在2023年推出稍後閱讀軟體，如果真的買了它的服務，我豈不是連Instapaper都可以省了？但就像前面說的，年費要96美元，我讀電子書的頻率沒有很高，也就感覺沒有急迫性。
不過，既然連閱讀前哨站的瓦基都在「打造第二大腦」的線上講座推Readwise的服務，加上你又常常讀電子書的話，那肯定要考慮看看，如果用這個推薦連結，總共能試用兩個月：按此前往。
Hey! Milanote 去哪兒了？
我去年下半年還很狂熱地使用著Milanote，但後來，因為要專注在文字創作上，必須使用雙向連結的方式做筆記，Milanote還沒有做這個規劃，是我覺得比較可惜的。
後來發現，Heptabase也是一個白板軟體，而且更貼近我想要的便利貼使用情境，在寫作上更方便，因此目前都是使用Heptabase。不過，如果我之後要做youtube或短影片，又或是還在從事設計工作的話，Milanote在圖像、影像的創作上還是比較貼近需求的。
Milanote每次一登入，就會看到個人化的靈感牆(主要桌面)，如果你是一個需要強化圖像願景的人，很適合使用這個筆記軟體。我之前也是把主要桌面作成類似願景板的感覺，而Heptabase每次打開都是停在你上次編輯的最後一個地方，如日誌或卡片。兩者的感覺不太一樣。
我有一個大學學妹創業做婚禮蛋糕師，她就一直使用著Milanote。
結語：篩選出重要的任務
我以為寫這篇可以稍微快一點，沒想到比寫讀書筆記慢很多，除了不熟悉軟體這個因素外，每次查資料就不小心掉進數位工具軟體的汪洋裡，也是一個問題。
這世上的工具軟體，真的有、夠、多！
不過，不管用什麼軟體、軟體有多夯，最重要的還是回歸本身的需求：
- 什麼流程一直重複、占用你產出的時間？
- 改進什麼流程，可以馬上增加產出？
- 什麼流程是你很容易忘記的？
我個人認為，上述三個問題是最重要、需要馬上解決的，花錢買數位工具軟體不是什麼大問題，而是它幫你解決了什麼大問題，如果你覺得用LINE keep就很好用，那也不一定要用手機的備忘錄app，最重要的是不要花太多時間思考，因為花時間思考的話，靈感可能就跑掉了。
而且，有時候重複流程未必是壞事。
子彈筆記系統有個叫作「移轉」的步驟，是讓我們多思考幾次這個任務是否真的要執行。因此，雖然每一次要從別的地方把筆記放進筆記軟體，好像浪費時間，但我也會在「移轉」的過程中，發現有的筆記已經失去了當時的共鳴，必須重新評估記錄的重要性。
也就是說，有些事看起來浪費生命，或許未必。
你目前使用那些數位工具軟體呢？歡迎留言和我分享，下次應該會出一個愛用的外掛軟體篇，但會晚一些，如果真的很想看，可以在電子報敲碗喔！
